El PRE EVENTO define el éxito o fracaso de tu evento
EL ÉXITO DEL EVENTO SE BASA EN EL PRE EVENTO
Todo evento es en si un gran generador de contenidos y contactos, pero ¿y el pre evento? Los tiempos antes del evento están llenos de interés, de posibilidades e inversiones de capacidad convocatoria. Hay que saber aprovechar todo ese caudal de energía. En todo evento se reúnen gentes con algún interés en común. Los contenidos a tratar, debatir, aprobar o fomentar son de todo tipo: formativos, divulgativos, propiciadores de debate…
¿CUAL ES NUESTRO OBJETIVO?
Ya desde el pre evento hay que tener clara una cosa ¿Cual es el objetivo que perseguimos con los contenidos del evento? Hay que saber definir los valores añadidos que aportará el contenido a los participantes. Dicho de forma más fácil de entender, en el pre evento deben de transmitirse de forma clara cosas como cuál es el objetivo central del evento y qué ofrece el mismo a los participantes. Hay Cursos de Relaciones Públicas que nos pueden ayudar a entender mejor los procesos.
En el momento del pre evento lo primero que hay que tener claro es «con que contamos». Hagamos un acopio de los contenidos que ya existen y si no son suficientes, busquemos más fuentes. La mayoría de las veces solo hace falta acondicionar los textos antiguos a los nuevos tiempos antes de enredarnos en encargar contenidos nuevos.
SOCIALIZANDO, CREANDO EL ENTORNO ONLINE
El segundo paso que hemos de dar cuando los contenidos están claros es crear el entorno online del evento: presencia en redes sociales, posts patrocinados en blogs de temáticas afines, etc. Todo ello como base a divulgar la convocatoria pero también la idea, la imagen, los slogans, etc. Una buena forma de llenar de contenido las redes sociales, blogs, webs y medios de comunicación es implicando a los participantes más notorios del evento, haciéndoles escribir algo, contestar opiniones, promover el evento en sus propias redes, en su twitter y todo tipo de colaboraciones que se nos ocurran interesantes.
¿POR QUÉ LA ORGANIZACIÓN PREVIA PUEDE HACER QUE UN EVENTO SE CONVIERTA EN UN DESASTRE (O UN ÉXITO)?
La fase de pre-evento es la parte más importante de la organización de un evento, donde se definen objetivos, estrategias, actividades y presupuestos para evitar sorpresas.
El pre-evento es la columna vertebral de cualquier evento exitoso. Se planifican desde los objetivos generales hasta el diseño del programa y la promoción. La selección del comité organizador es crucial: ¿cuántos eventos han fracasado por no tener un equipo capacitado? Luego, viene la elección de la sede y el diseño de un cronograma realista que coordine cada etapa. Esta fase también se ocupa de prever imprevistos, ajustando recursos y presupuesto para evitar sorpresas desagradables de última hora. Si no se logra una buena preparación, el evento puede convertirse en una catástrofe digna de meme.
Además, un pre-evento bien estructurado fortalece la imagen de la marca, haciendo que los asistentes ya estén entusiasmados incluso antes de empezar. La buena planificación hace la diferencia entre un evento recordado y uno olvidado. ¿Cuántas veces se olvida que la calidad de un evento depende del trabajo invisible previo?
Pero… ¿qué pasa si fallamos en la previsión de algún detalle clave en esta fase?
MIDE LA VISIBILIDAD CONSEGUIDA PARA TENERLO EN CUENTA EN PRÓXIMOS EVENTOS
Bueno, ya sabes que la clave para conseguir la máxima promoción de un evento es socializar al máximo en el pre evento. Y ya te he dado algunas pistas importantes de como hacerlo, ahora solo tienes que dedicar los recursos necesarios, movilizar a tu equipo y a los participantes y medir la visibilidad de tus acciones para tenerlas en cuenta en próximos eventos.
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